Adopción Salesforce

Medir la adopción de Salesforce: uno de los puntos críticos para el éxito de Salesforce

Salesforce sabe que uno de sus pocos puntos clave para que la solución sea un éxito es conseguir que haya una buena adopción por parte de los usuarios; es decir, que los usuarios de la empresa utilicen Salesforce bien y con frecuencia.

Para medir nuestro nivel de adopción de Salesforce, tenemos una serie de herramientas que nos ayudarán. En este post, te enseñamos algunas de ellas y te explicamos como conseguirlas y usarlas.

Por cierto, este post tiene relación con nuestro post anterior, en el que os dábamos algunas ideas de como definir los KPI´s indispensables en tu organización para medir la adopción. Puedes encontrar el post aquí.

Salesforce Labs

Salesforce labs logoSalesforce Labs es una iniciativa que permite a los ingenieros de salesforce.com, el personal de servicios profesionales y otros empleados de Salesforce compartir las aplicaciones de AppExchange  que han creado en su tiempo libre o con algunos clientes que lo permitan.
Inspiradas en el trabajo de los empleados con clientes de todos los tamaños e industrias, estas aplicaciones van desde utilidades simples hasta soluciones verticales completas.
Las aplicaciones son gratuitas, pero no son productos oficiales de salesforce.com, y deben considerarse proyectos de la comunidad Salesforce.
Algunas de estas aplicaciones, que te explicaremos a continuación, te servirán para medir la adopción de Salesforce. En concreto, te vamos a hablar de dos aplicaciones:

  • Salesforce Adoption Dashboard: una app que incluye una serie de indicadores para ver si los usuarios entran en Salesforce y cuánto lo usan.
  • Salesforce Data Quality Analysis Dashboards: una app que incluye una serie de indicadores para si los usuarios usan bien (con calidad de datos) Salesforce.

1.Paneles para medir el uso de Salesforce: Salesforce Adoption Dashboard

Salesforce Adoption Dashboard para medir la adopción de SalesforceSalesforce Adoption Dashboard es una de estas Apps gratuitas de Salesforce Labs que nos ofrece:

  • Visibilidad del historial y las tendencias relevantes de inicio de sesión de los usuarios.
  • La adopción de características clave, como cuentas y oportunidades.
  • Y los potenciadores de productividad en ventas y marketing.

Aunque su objetivo no es representar la calidad de los datos, hay varios informes que también son un indicador de la calidad de los datos, imprescindible para obtener una buena adopción.
Además de otra aplicación «Data Quality Dashboards» para medir la calidad de los datos con 2 paneles más complementarios y gratuitos a golpe de click.

 1.1 Qué incluye Salesforce Adoption Dashboards

Al descargar esta aplicación se crea una carpeta de paneles llamado «Paneles de adopción de Salesforce» y una carpeta de informes «DB – Adopción» con sus que incluye lo siguiente:

  • 42 informes
  • 3 cuadros de mandos o paneles

Además, como parte del paquete, también se instalan 6 campos personalizados:

  • 6 campos personalizados.

Estos elementos se centran en identificar si los usuarios inician sesión habitualmente y utilizan funciones clave en Salesforce.

NOTA: Si tenías una versión anterior de la app Salesforce Adoption Dashboards instalada, Salesforce recomienda desinstalarla antes de descargar la última versión.

Los Campos Personalizados de Salesforce Adoption Dashboards

Los campos que se añaden en tu org de Salesforce son los siguientes (nombre del campo, objeto y dónde se usa):

  • Tipo de Actividad en el objeto Actividad para el informe Nuevas actividades tendencia
  • Campaña táctica en el objeto Campaña para los informes Campañas By status, Creadas los últimos 365, y creadas los últimos 30 días 
  • Competidor en el objeto Oportunidad para los informes Opps contador, y Opps sin campos relevantes informados
  • Fecha de creación sin Hora en el objeto Lead  para el informe Nueva tendencia Leads
  • Lead Age en el objeto Lead para el informe Abandono del Lead
  • Region en el objeto User para el informe Login By User

En cualquier caso, puedes eliminar cualquiera de los campos, pero por supuesto, los informes / paneles relacionados no funcionarán según lo esperado.
También tienes la opción de cambiar el nombre de los campos, para ser coherente con tu vocabulario, o volver a señalar en los informes un campo existente en su organización que almacena la misma información.

Paneles e Informes incluidos en Salesforce Adoption Dashboard

Paneles de Login

Estos paneles para medir la adopción de Salesforce – Logins Dashboards – nos indica a través de los  7 informes proporcionados  el uso de la herramienta en un periodo concreto de 2 semanas, segregando por departamento, región y perfil.
Si estos tiempos y áreas se adaptan a nuestra organización perfecto, pero si no, podemos como decíamos antes, adaptarlo a nuestra organización renombrando y/o señalando campos existentes para mostrar en estos informes.

Paneles de Características claves para la adopción

Los paneles para medir la adopción de Salesforce – Key Feature Adoption Dashboards – nos muestras en 15 informes de características claves determinando así el nivel de adopción de nuestros usuarios.
De nuevo estos informes puede que no se adapten 100% a lo que buscamos, pero desde luego es un buen punto de partida, para enfocar los KPIs indispensables en tu organización y ver si realmente estamos alineados con la organización.
Por ejemplo:
«La organización busca en este año expandirse y tener nuevos clientes que nos reporten unos ingresos aunque se ha observado que las ventas no crecen a pesar de haber reforzado el equipo comercial.»
Algunos de los informes de adopción que nos proporciona esta APP podrían ayudarnos en esta situación:

  • Cuentas que no tienen campos clave informados
  • Recuento de TODAS LAS CUENTAS en Salesforce,
  • Recuento de TODOS LOS CONTACTOS ¿Cuántos contactos hay en Salesforce?
  • INFORMES DE LA ÚLTIMA VERSIÓN ¿Cuándo fue la última vez que se ejecutaron los informes?
  • PROSPECTS desaprovechados : cuentas PROSPECTS sin actividades en los últimos 60 días
  • Nuevas CUENTAS Últimos 30 días Nuevas cuentas creadas en los últimos 30 días
  • Nuevas CUENTAS Tendencia Nuevas cuentas creadas en los últimos 6 meses
  • Nuevos CONTACTOS Últimos 30 días Nuevos contactos creados en los últimos 30 días
  • Nueva Tendencia de CONTACTOS Nuevos contactos creados en los últimos 180 días
Paneles de adopción ventas y marketing

De nuevo nos encontramos con 20 informes fácilmente  personalizables que nos ayudarán a determinar el nivel de adopción y la alineación con el objetivo empresarial, nos informarán en un simple vistazo si vamos por buen camino formando los paneles para medir la adopción de Salesforce en tu organización.
Algunos ejemplos son:

  • Todas las campañas en Salesforce creadas en los últimos 365 días
  • Nuevas campañas creadas en los últimos 30 días
  • Recuento de todos los Prospects / Leads en Salesforce
  • Cuenta de todas las oportunidades
  • Oportunidades creadas en los últimos 365 días
  • Conductas de abandono
  • La tasa de conversión
  • El número de correos electrónicos masivos
  • últimas 30 nuevas oportunidades

 

2.Paneles de análisis de calidad de datos

Todos estos paneles para medir la adopción de Salesforce, tendrán más poder si tienen una buena calidad de datos.
Salesforce de nuevo ha pensado en ello y pone  tu disposición otra herramienta gratuita que te ahorrará tiempo en pensar.
Establecen una puntuación de calidad de datos en la mayoría de los objetos estándar además de descripciones de la calidad de datos para ayudar a identificar las lagunas en el registro de datos.
El siguiente nivel en el seguimiento, no solo de inicio de sesión y la actividad, es hacer un seguimiento de la calidad de la información que ingresan.
Data Quality Analysis Dashboards rastrea la calidad de los datos para la mayoría de los objetos estándar:

  • Leads
  • cuentas
  • contactos
  • oportunidades
  • actividades
  • casos
  • contratos
  • campañas.

2.1 Componentes

Este paquete complementario a la  App «Salesforce Adoption Dashboards» nos proporcionará:

  • 2 Paneles
  • 12 informes
  • 2 campos personalizados nuevos

Campos Personalizados

Se usan campos personalizados adicionales para rastrear la calidad de los datos  y brindar orientación útil sobre qué información puede faltar.
Los campos personalizados son de tipo fórmula que puedes editar para adaptar a tu organización pero asegúrate de tener los campos nuevos en los layouts.

  • Score calidad de datos
  • Descripción de calidad de datos

Paneles e Informes

Panel  de calidad de datos de Cuenta, Contacto y oportunidad

Nos muestra, como vemos en la imagen, de manera muy intuitiva el nivel de calidad en los registros de los objetos.
Comparando  los informes mensualmente obtendremos la tendencia de nuestra organización.

Veremos donde debemos poner el foco y si es necesario un plan de acción.

Algunos de los informes que nos ofrece son:

  • Calidad de los datos en cuentas y otros objetos
  • Información missing en cuentas y otros objetos
Panel de análisis de alto nivel de calidad de datos

El otro panel de análisis calidad de datos nos ofrece unos indicadores por objeto para determinarla media la calidad de los datos en los registros existentes por objeto.
Recuerda que un primer paso para ayudar a gestionar adecuadamente nuestras organizaciones sea reconocer la importancia de la medición y establecer indicadores, compilarlos en sistemas de información y, a partir de ahí, tomar decisiones.
Y es que lo que no se mide no se puede gestionar y entonces tampoco mejorar, estos 5 paneles para medir la adopción de salesforce en tu organización te facilitan la tarea.

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