Comprar un ERP: todo lo que debes tener en cuenta

¿Seguro que tienes que comprar un ERP?

Un ERP (siglas del inglés Enterprise Resource Planning) es un software que te permite gestionar los distintos departamentos de tu empresa con una única solución y una única base de datos.

Sin está solución única para todos, cada parte de tu empresa funciona con un programa diferente o incluso (te sorprenderías) con hojas Excel.

…y todo se hace más complicado más complicado.

Llega un momento que tu empresa hará saltar las costuras a Excel y necesitarás plantearte utilizar un sistema de gestión empresarial. Este sistema es el el ERP. Aquí es cuando empiezas a plantearte comprar un ERP.
Lo primero que haces es probablemente ir a Google y empezar a hacer búsquedas del estilo:

… comprar ERP
… comprar software ERP
… como comprar un ERP
… porque comprar un ERP
… necesito comprar ERP
… por que es necesario un ERP
… que es un ERP
… porque implantar un ERP

y búsquedas similares que quizás más que ayudarte te pueden confundir más.

No te voy a engañar. Escoger ERP no es una tarea fácil.

No solo por el precio, si no porqué debes tener en cuenta cosas como funcionalidades que ofrece, facilidad de uso, etc…

Por cierto, un inciso: Como te imaginarás, nosotros también ofrecemos un ERP. En nuestro caso es Odoo. Pero no vamos a decir que es el mejor ERP que existe, porqué no lo es.

El mejor ERP del mercado no existe

Cada empresa, dependiendo de su situación y sector, tiene un ERP ideal para ellos.

En este artículo, voy a intentar darte las pistas de qué aspectos debes tener en cuenta al comprar tu ERP.

Si al final, resulta que Odoo es tu ERP ideal y nos convertimos en tu partner Odoo, ¡mejor que mejor! Pero quizás no lo es…

No hay nada peor en el mundo de software empresaria que intentar encajar un ERP allí donde no encaja de forma natural. Espero darte las pistas aquí para que esto no te pase.

Empecemos.

Qué es un ERP

Antes de nada, para no confundir cosas, déjame definir qué es un ERP.

Un sistema Enterprise Resource Planning (ERP) empieza a partir de una base de datos compartida que contiene toda la información que tu empresa necesita para su día a día – desde contabilidad y finanzas hasta inventario, fabricación o recursos humanos.

Todo está en un único sistema compartido.

Una vez tenemos esta base de datos, el ERP añade todos los automatismos, procesos y sistemas de reporting que te permiten gestionar tu información.

Con esta definición, un software que sólo gestiona, por ejemplo, Recursos Humanos no es un ERP. Para poder denominarse ERP, una aplicación debe poder gestionar los departamentos más importantes de tu empresa.

Por ejemplo, en el caso de Odoo, tenemos módulos dentro que te permiten gestionar las siguientes áreas de tu empresa:

• Contabilidad.
• Finanzas.
• Impuestos.
• Clientes.
• Proveedores.
• Bancos.
• Cartera.
• Pedidos.
• Inventario.
• Fabricación.
• Almacenes.
• Recursos Humanos.
• … etc etc.

Como ves, es bastante completo.
Ahora ya sabemos qué es un ERP, y más importante, que NO podemos llamar un ERP.

Por qué querrías comprar un ERP

Las empresas normalmente cambian a un ERP porqué…

1. Sus sistemas actuales no les permite ejecutar sus procesos de forma fácil: Imagínate por ejemplo si tuvieras un sistema que no te permite gestionar multi-compañía o que cada vez que hagas un venta tienes que actualizar manualmente tres aplicaciones diferentes.
   Evidentemente el día a día de una empresa así puede ser una pesadilla.
   Un nuevo sistema que integre las distintas áreas y procesos les iría muy muy bien.
2. El crecimiento de la empresa hace que los procesos no puedan seguir siendo tan manuales y es necesario automatizar para mejorar eficiencia.
3. La información para la toma de decisiones no es fiable o es muy manual conseguirla. Si para poder decidir una inversión no tenemos por ejemplo el forecast de ventas en tiempo real, esto impide tomar decisiones con confianza. Un nuevo ERP que elimine procesos manuales y permita tener la información siempre al día y con el click de un botón sería de gran ayuda.

Beneficios de un ERP

Los beneficios de un ERP son básicamente de tres tipos:

• Ahorro de costes directos e indirectos.
• Oportunidades para incrementar la facturación.
• Mayor eficiencia en los procesos.

Si te estás planteando comprar un ERP, seguramente ya tienes claros los beneficios, pero si quieres más detalle al respecto de cuáles son las ventajas de un ERP como Odoo, te podemos ayudar a evaluarlo. Simplemente rellena este formulario.

Como escoger un ERP

Vale, ya tienes claro que quieres un ERP. ¿Cómo lo escoges?

Estamos de acuerdo en que comprar un ERP e implantarlo es un proceso que tendrá un profundo efecto en tu empresa, o sea que mejor escogerlo con un proceso formal.

A continuación, te voy a detallar los pasos que yo seguiría después de haber visto a cientos de empresas hacerlo.

Como ya te decía al principio, nosotros somos una empresa de consultoría que trabaja con Odoo, pero eso no quiere decir que sea la mejor opción para ti.

No hay un “mejor ERP”. Hay buenos ERPs para empresas que están en una determinada situación.

Si quieres evaluar Odoo como parte del proceso para escoger un ERP, estaremos encantados de hacerlo contigo. Sólo tienes que rellenar el formulario de esta página para ponerte en contacto con nosotros.

Vamos allá, te hago un guión de cómo puedes seleccionar un ERP, pero verás que el proceso para escoger el ERP está dividido en tres fases:

1. Define tus requisitos para el ERP: te explicaremos cómo hacerlo para no dejarte nada importante.
2. Márcate un presupuesto orientativo para tu ERP: te contamos qué debes preveer para el presupuesto de tu ERP, no sólo para la adquisición inicial si no también para el mantenimiento.
3. Evalúa ERPs para ver cuáles encajan con tus requisitos: te damos ideas de proveedores de ERP que quizás querrás contactar en función de tus requerimientos.

Cómo definir los requisitos para tu ERP

Antes de hablar con nadie, antes de que empieces a solicitar información a los distintos fabricantes de ERPs, deberíamos preparar un poco los deberes y definir cuáles son los requisitos de negocio que queremos cubrir con nuestro ERP.

• En que departamentos utilizarás el ERP

No todas las empresas tienen, una área de fabricación… o de proyectos… o de ingeniería… o de…

Ni todos los ERPs traen de serie funcionalidad para todos los departamentos que puede tener tu empresa.

Hay ERPs que no tienen un módulo de proyectos. O que no tienen un módulo de gestión de almacenes avanzado que te permita utilizar códigos de barras y similar.

O sea que lo primero que deberías hacer es tener una lista de los departamentos de tu empresa que gestionarán tu día a día con tu próximo ERP. Para que tengas un ejemplo, aquí te dejo una lista de departamentos que se pueden gestionar con Odoo:

• • Contabilidad y Finanzas.
  • Compras.
  • Ventas.
  • Gestión de Pedidos.
  • Logística.
  • Almacén.
  • Fabricación.
  • Proyectos.
  • … etc

• Cuáles son los requerimientos de cada departamento

Pídele al responsable de cada departamento que haga un inventario de qué querrá hacer con el ERP en su área.

Este inventario puede ser simplemente una lista de títulos o puede ser mucho más detallado (flujos de proceso y similares).

Cuando más detallado sea el inventario de requerimientos, más te ayudará después en la evaluación.

Este inventario de requerimientos será una lista de comprobación cuando estés revisando qué te ofrece cada uno de los ERPs.

Si quieres un ejemplo de un inventario de requerimientos, quizás quieras descargar el que utilizamos como base nosotros en los proyectos de Odoo.

• Prioriza tus requerimientos

Organiza tu lista de requerimientos en dos categorías:

• • Requerimientos obligatorios: tienen que estar sí o sí en tu nuevo ERP y…
  • Requerimientos opcionales: sería bueno tenerlos, pero si no están podrás vivir sin ellos.

Define tu presupuesto para comprar un ERP

Para utilizar tu tiempo de la forma más eficiente posible, sería bueno que definas un presupuesto.

El motivo es que puedas tener una referencia preliminar de cuántos puedes/quieres invertir en tu nuevo ERP.

Podrás solicitar a tus proveedores potenciales una indicación de la inversión requerida, y según lo que te digan, podrás descartar proveedores si ya de salida el presupuesto inicial que te están dando se escapa de lo que quieres invertir.

Qué tienes que tener en cuenta para tu presupuesto de un ERP

Para escoger ERP, cuando prepares tu presupuesto, debes tener en cuenta diferentes elementos:

• Licencias de la solución: el precio de las licencias del software ERP que quieras utilizar.
  Las licencias pueden tener distintos modelos:
• Licencias de tipo OpenSource: para las licencias de las soluciones de un perfil más sencillo, que pueden utilizarse sin coste de licencia.
• Licencias de tipo Compra: licencias de software que compras y te olvidas. Un gasto único, que a veces además tiene un coste anual de mantenimiento de la licencia que te da acceso a nuevas versiones de la solución.
• Licencias de tipo suscripción: licencias (normalmente de soluciones Cloud) que funcionan con un formato de “alquiler” de la licencia, en la que se pagas por uso de la solución (mensual, semestral o anualmente). La ventaja es que este tipo de suscripciones lo incluyen todo desde la perspectiva de la licencia y tiene un coste muy previsible que puedas desgravar como gasto.
• Servicios de implantación: no es obligatorio, pero probablemente querrás trabajar con un partner como nosotros (somos partner de Odoo) para poner en marcha tu ERP.
  Nuestros servicios y los de partners como nosotros, trabajaremos contigo en la definición de cuál es la mejor forma de utilizar el ERP y cómo encajarlo de la mejor forma posible con tu día a día, además de todas las tareas de configuración, adaptación y formación con la solución que escojas.
• Coste de hardware/infraestructura: Algunas de las soluciones ERP en el mercado no son ERPs cloud, por lo que deberás considerar también un coste de la plataforma en la que funcionará la solución (servidores o si por ejemplo Azure si funciona en plataformas de terceros.
• Coste de mantenimiento: una vez ya estás con tu ERP puesto en marcha, deberás prever un gasto anual en concepto de coste de mantenimiento, ya sea por las licencias según el tipo de licencia que sean o por servicios externos. Además, si

Como evaluar diferentes ERPs

Si has llegado hasta este punto, ya has preparado lo siguiente:

• Una lista de los requerimientos que tienes para tu próximo ERP (si no lo tienes, aquí te explicamos cómo prepararlos).
• Un presupuesto al que quieres ceñirte para las licencias y servicios del ERP (aquí te damos una guía para definirlo).

Lo siguiente que toca es hacer una selección de algunos ERPs que crees que pueden encajar con tus requerimientos.

Hacer una selección de ERPs para evaluar

Hay cientos de ERPs que puedes evaluar para comprar un ERP. Aquí verás una lista de ERPs en España, ordenados por Capterra, la empresa que se dedica a recoger opiniones de usuarios de los ERP.

Algunos de los que puedes evaluar son los siguientes:

• SAP, que con sus diferentes sabores es utilizado por las empresas más grandes por motivos históricos. Aunque está perdiendo cuota de mercado rápidamente ante soluciones como Odoo.
• Odoo: este es obviamente nuestro favorito. Si quieres evaluarlo sólo tienes que rellenar este formulario.
• Las soluciones de Microsoft para ERP, que aunque habían sido grandes productos, (en mi opinión) están perdiendo un poco el rumbo y no saben “qué quieren ser de mayores”.
• Soluciones más sencillas que quizás cubren algunos de tus requerimientos, pero que debes evaluar teniendo en cuenta que probablemente las deberás reemplazar en unos pocos años como A3erp, Sage, etc.

Cuáles evaluar dependerán de tu situación (tamaño de la empresa, facturación, industria, etc) y de tus requerimientos.

Lo lamento mucho, pero me temo que en general la industria del ERP no lo hace sencillo para poderles comprar un ERP.

¿Está Odoo dentro de los ERPs que quieres evaluar?

¡Fantástico!

En este caso lo haremos fácil. Sólo tienes que rellenar este formulario y te llamaremos rápidamente para enseñarte Odoo.

Qué tienes que hacer con cada ERP

En realidad, lo tienes todo preparado para empezar a evaluar cuál ERP comprar.

Lo único que necesitas es tiempo. Puede que mucho tiempo, o sea que ármate de paciencia.

Con cada ERP, deberás evaluar cómo pueden dar solución a tus requerimientos.

Para ello, te recomendamos que hagas lo siguiente:

1. Haz una reunión inicial con cada fabricante de ERP.
2. Pídeles un rango de inversión preliminar que requerirá su ERP.
   Pídeles que te indiquen una estimación aproximada para cada categoría de tu presupuesto (licencias, servicios, mantenimiento, hardware, plataforma,…).
   Si no te lo quieren dar, diles que es una cifra preliminar y que no es vinculante.
3. Descarta aquellos que ya de entrada están fuera del rango presupuestario que puedes invertir.
4. Deja que te expliquen su presentación inicial. Ten paciencia quizás tendrás que ver 5 ó 6 de estas presentaciones antes de que te dejen ver el ERP.
5. Una vez hayas superado con vida las presentaciones iniciales, comparte con ellos tus requerimientos y explícales que te gustaría ver cómo resuelven cada uno de ellos (o los más importantes).
   La palabra clave aquí es ver.
   No quieres que te lo expliquen.
   No quieren que te enseñen un powerpoint.
   Quieres que te enseñen el ERP en acción.
6. Resuelve las posibles dudas que pueden tener  de tus requerimientos.
7. … espera…
8. … espera…
9. Haz una (o varias) sesiones con cada uno de los fabricantes de ERP para que te enseñen cómo sería tu día a día con su ERP.
10. Puntúa cada requerimiento para cada ERP, dándole una nota de 0 a 10 de cómo de bien te encaja lo que te están enseñando.
11. Haz una ranking de los ERPs según la puntuación que has obtenido.

Descarta aquellos que no te encajen.

Solicita un presupuesto para cada fabricante (y/o partner) de las licencias y servicios, pero pídeles que te indiquen cuáles de tus requerimientos están incluidos y cuáles no.

Esto es muy importante.

No quieres encontrarte después sorpresas de que resulta que para un determinado requerimiento necesitas una licencia que no estaba en el presupuesto.

Negocia con aquellos que consideres que tienen una puntuación adecuada y un presupuesto que te puede llegar a encajar.

… y selecciona tu nueva solución ERP.

Conclusiones para comprar un ERP

Comprar un ERP no es un proceso fácil.

Al final, es el software principal de tu empresa.

Te llevará tiempo y tendrás que invertir un montón de horas, pero es crítico que hagas todos los pasos.

De todo este post, hay tres cosas importantes:

1. Define tus requerimientos antes de empezar el proceso: prepara una lista de las necesidades de tu día a día para cada uno de los departamentos que serán lo que te permitirá evaluar un posible ERP. Aquí te damos una pequeña guía de cómo hacerlo.
2. Define tu presupuesto antes de empezar, así no tendrás que invertir tiempo en soluciones que quizás no encajan con lo que quieres invertir. Mira alguna de las cosas que debes tener en cuenta para definir el presupuesto para comprar un ERP.
3. Si Odoo puede ser una de las opciones a evaluar, déjanos hacer más fácil el proceso para ti. Sólo tienes que pedir una demostración de Odoo personalizada.

En KAIZENstep somos el partner Odoo oficial de Odoo en España. Estaríamos encantados de conocer tu empresa y qué es lo que estás buscando. Sólo tienes que rellenar el formulario y nos pondremos en contacto contigo.