#YoTrabajoDesdeCasa – Nuestro salto al teletrabajo. Un paso que hemos tardado años en preparar

¿Has hecho teletrabajo durante la crisis del coronavirus?

La situación que estamos viviendo a nivel mundial con el coronavirus, nos ha hecho a todos replantearnoslo todo.

El #YoMeQuedoEnCasa, que ha sido una obligación, nos ha hecho descubrir muchas cosas. Algunas positivas y otras no tanto. Pero para aquellos que hemos tenido la posibilidad de trabajar remotamente, nos hemos dado cuenta de que si se hace de la forma adecuada, el trabajo remoto tiene muchas ventajas.

En KAIZENstep, ya veníamos trabajando remotamente desde mucho antes del coronavirus, pero ahora, tras este periodo de obligatoriedad de trabajar desde casa, hemos hecho ya el salto definitivo para implantar el teletrabajo como nuestro método definitivo de trabajo:

Siguiendo ejemplos de empresas muchísimo más grandes como Facebook, Twitter o Square, nos hemos decidido a ignorar el estigma que se les puede aplicar a las empresas que trabajan de forma remota y adaptar este método definitivamente. Pero para aquellos que quieran hacerlo también,  no ha sido un cambio que se haya preparado en un par de meses.

#YoTrabajoDesdeCasa como nueva realidad

Muchas empresas se han visto obligadas a poner en marcha alternativas para que sus empleados puedan trabajar de forma remota.

Otras muchas otras empresas ya ofrecían teletrabajo de forma remota durante una parte de la semana.

Pero en ambos casos, el salto al trabajo remoto no era completo: o bien la persona que teletrabajaba lo hacía con el resto de personas que estaban presencialmente en la oficina o bien el teletrabajo se estaba utilizando como una medida impuesta por la situación e implementada “más o menos bien”.

Teletrabajar no es sólo darles una licencia de Zoom o equivalente a los empleados.

Para KAIZENstep, tener un modelo de teletrabajo completo ha supuesto no sólo utilizar unas determinadas tecnologías, si no también implementar nuevos sistemas de gestión y organización y poner en marcha nuevas políticas de Recursos Humanos.

Esto es un breve resumen de cómo lo hemos hecho nosotros. Lo único que es breve es el resumen, porqué el proceso para ir afinándolo todo nos ha llevado muchos meses 🙂

Nuevas Políticas de Recursos Humanos para teletrabajar

No todo el mundo quiere teletrabajar. Y la realidad es que el teletrabajo no es fácil. Al principio todo parece fantástico: no tengo que ir a la oficina, puedo tener más flexibilidad, nadie me me interrumpe cuando estoy concentrado,…

Pero la realidad al cabo de unas pocas semanas de teletrabajar se impone y hace que surjan los inconvenientes del teletrabajo:

• los miembros del equipo equipo no “conectan” entre ellos,
• las personas tienen la sensación de estar trabajando solos,
• es complejo tener una visión de “hacia dónde vamos”,
• algunas miembros del equipo no están haciendo su parte,
• hay problemas de comunicación, por malinterpretaciones o falta de información,
• … y otros inconvenientes que no dejan de ser desventajas del teletrabajo.

Desde la perspectiva de Recursos Humanos, el teletrabajo no es algo trivial. Para nosotros, dado que ya hacíamos un porcentaje muy elevado de teletrabajo antes de toda esta situación, estos eran aspectos que ya teníamos previstos y que gestionamos de la siguiente forma:

• Un proceso de selección enfocado a trabajo remoto:
  Cuando incorporamos nuevos perfiles en nuestra organización, en el proceso de selección tenemos en cuenta ciertos aspectos que en un entorno más tradicional no serían tan importantes. Preguntas cómo…

• • • Cómo te organizas en tu día a día.
    • Cómo gestionas tus prioridades.
    • Cuál ha sido el último conflicto que has tenido con un compañero y cómo lo has resuelto.
    • Qué es importante para ti para poder trabajar cómodo.
    • Si tuvieras que evaluar si alguien está trabajando bien, cómo lo harías.
    • Cómo definirías a alguien responsable.
    • Qué necesitas que tu responsable haga para poder hacer un buen trabajo.
    • Tienes un espacio para poder trabajar en casa de forma adecuada. ¿Cómo es dicho espacio?…

…o la evaluación de la habilidad para comunicarse por escrito, tan importante cuando la comunicación muchas veces es a través de Slack, email o similares, son aspectos que evaluamos en nuestro proceso de selección, además de otros temas más habituales.

• Una formación específica para poder teletrabajar de una forma eficiente:
  Y no hablamos de formación sobre la tecnología. Hablamos de una formación que ayuda a las personas del equipo a poder gestionar una forma eficiente y práctica las particularidades del trabajo remoto.Entre otras cosas, en esta formación hablamos de:

• • Auto-Organización de la jornada laboral.
  • Comunicación no presencial, para poder gestionar la colaboración con compañeros y clientes en un entorno no presencial.
  • Conciliación y equilibrio familiar en el teletrabajo.
  • Responsabilidad individual y indicadores clave de rendimiento en cada una de las áreas.
  • etc, etc.

• Un equipamiento, aportado por la empresa, que hace más fácil el teletrabajo:
  Vamos un poco más allá del típico portátil y teléfono móvil.Si tendrás que pasar una parte importante del día trabajando, queremos que el equipamiento que tengas sea el adecuado:

• • Ordenador portátil.
  • Teléfono móvil.
  • Auriculares con micrófono para el ordenador de alta calidad, para las videollamadas.
  • Webcam de alta calidad.
  • Un monitor de 27″ (o dos si tiene el espacio para ello).
  • Silla ergonómica.

Además, nuestro equipo de Recursos Humanos analizará con el nuevo integrante del equipo cuál es la mejor forma de adaptar el espacio de trabajo para una optimización del entorno, pudiéndose incorporar nuevos elementos (p.ej. una mesa elevada para poder trabajar de pie o cualquier otro aspecto) si se solicita.

• Un política de conciliación familiar enfocada al teletrabajo:

A largo plazo, el teletrabajo no tiene sentido para nadie si no se puede conciliar con la vida familiar.

Al principio quizás las empresas se frotan las manos pensando en todas las horas extras que los empleados están haciendo casi sin darse cuenta.

Y las personas que están teletrabajando ven sólo las ventajas: esto es perfecto, de la cama al trabajo en dos minutos pasando por el baño.

Pero la realidad es que el teletrabajo puede que haga todavía más difícil la conciliación familiar por el riesgo de no tener horario y trabajar demasiadas horas.

No hablo del teletrabajo forzado durante la pandemia de Coronavirus, que ha obligado a madres y padres a hacer juegos malabares y hacer videoconferencias o atender llamadas mientras los niños estaban jugando, gritando, reclamando la atención, y siendo, eso, simplemente niños y haciendo lo que es normal que hagan.

No, no hablo de conciliación durante el confinamiento.

El trabajo remoto tiene muchas ventajas pero debemos tener todos unas políticas que nos permitan aprovecharlas y no caer en los riesgos.

En nuestro caso, la política de conciliación teletrabajando incluye:

• La posibilidad de tener un horario flexible, organizándote como lo prefieras.

Si hay que ir a recoger a los niños al colegio o similares, no obligamos a nadie a “fichar” delante del ordenador 8 horas seguidas.
Los únicos requisitos es que cada equipo hace una videollamada breve diaria de no más de 15-20 minutos para alinearse y ver cómo se avanza.
Fuera de esa llamada, cada uno escoge su horario, teniendo en cuenta eso sí: a) tenemos que hacer un esfuerzo para poder organizar reuniones virtuales con los clientes en un horario “normal” si es necesario y b) debe haber una regularidad. Tu defines tu horario, pero no lo vas cambiando cada día, porqué si no, es imposible coordinarse 🙂

Casi que oigo a ciertos managers preguntar “¿¡¿Y cómo controlas al equipo?!?”.

Sorpresa: no lo haces mirando las horas en las que están sentados delante del ordenador.

Lo haces en función de los resultados entregables y medibles que cada uno entrega. Lo explico un poco más adelante.

• Franjas de “Do not disturb”

Si tienes un horario flexible pero el jefe te llama a cualquier hora según le convenga, ya me dirás que gracias tiene la flexibilidad. Nosotros establecemos franjas horarias en las que no se nos molesta (a no ser que sea extremadamente urgente). No se llama, no se envían whatsapps, no se menciona en Slack, etc.

Si tienes que estar recogiendo a los niños en el cole, o has organizado una clase virtual de algo, no es razonable que tengas que estar enganchado al móvil mientras lo haces.

• Unos mecanismos de suavización de los inconvenientes del teletrabajo

En cada caso será distinto, pero será necesario que pongas en marcha actividades para que haya una cierta unión entre el equipo, sin caer en hacer patochadas, pero que permitan que la gente se conozca algo mejor y que no sean simplemente cada uno el que está al otro lado del Slack.

Sistemas de gestión para teletrabajar

Desgraciadamente, muchas empresas siguen todavía utilizando el “mirar por encima del hombro para ver qué estás haciendo” y el “calentar la silla durante muchas horas” como criterios para medir el rendimiento de un empleado.

Cuando se teletrabaja, tenemos que definir nuevos mecanismos de gestión:

Seguimiento mediante objetivos en el teletrabajo

Aunque nunca ha tenido sentido, el “vigilar qué están haciendo” a los empleados ya ni siquiera es viable con el teletrabajo.

Si, existen aplicaciones que hacen una captura de qué tiene el empleado en la pantalla cada 5 minutos o qué hacen una foto con la webcam cada rato para monitorizar qué está haciendo la persona…

… pero…

Además de ser extremadamente invasivos, estos mecanismos no funcionan:

El que se quiera “escaquear” (y perdón por la expresión), va a encontrar la forma de hacerlo, o sea que no podemos tener sistemas de gestión basados en la vigilancia, si no que debemos tener sistemas de gestión que se basen en el rendimiento.

Tal y cómo explica de forma perfecta Andy Grove en su libro “High Output Management”, tenemos que definir sistemas de seguimiento basados en resultados y no en “actividad”. Por mucho que alguien esté haciendo cosas (actividad), si no consigue resultados, no está aportando al equipo.

Estos “resultados” que debes medir serán diferentes en cada empresa y en cada departamento. Te recomiendo que leas el libro de Andy Grove para ver cómo definir los tuyos.

Nosotros, por ejemplo, medimos Story Points completados y aceptados por Calidad para el equipo de Delivery. Sí, probablemente explicar qué es esto ya es otro post distinto más orientado a Scrum (uno de las variantes de Agile que utilizamos internamente), pero lo que es importante es que…

…probablemente será interesante revaluar si los objetivos que tiene cada uno de tus departamentos están midiendo resultados (output) o están midiendo “actividad”.

Ah, y la parte más importante para que sea viable: la medición de los resultados debe poder hacerse de forma automática y objetiva.

Una vez tengas tus KPIs indicadores para medir el rendimiento en función de la producción de cada departamento, y puedas medirlo de forma automática, quedará el último paso:

Tendrás que confiar en el sistema que has diseñado y guiarte por los KPIs en lugar de por las percepciones que puedas tener.

Si hay algo que no te encaja en los KPIs, entonces tendrás que analizar el por qué, profundizando en las situaciones particulares, pero es importante que en la evaluación continua del trabajo del equipo dejes fuera las evaluaciones subjetivas.

Tecnología para trabajar remotamente

Evidentemente, la tecnología tiene un rol crítico en poder organizar un sistema para poder teletrabajar, pero seguro que podrás encontrar muchos ejemplos de las soluciones que puedes utilizar.

En nuestro caso, usamos las siguientes soluciones:

• Salesforce, de la cual somos partners.
• Slack.
• Jira (Atlassian).
• Google Suite (gmail, Docs, …).
• Zoom.
• Factorial.
• Netsuite.

Seguro que otras organizaciones usan otras aplicaciones, y en algunos casos unas encajan más que otras. Esta lista no es una recomendación, es simplemente un inventario de las soluciones que utilizamos en el día a día en el teletrabajo.