Producto propio
SignZen: firma electrónica dentro de Salesforce
Firmar un contrato, un presupuesto o un consentimiento suele obligar a salir del CRM: exportar el documento, subirlo a otra herramienta, esperar, descargarlo y volver a adjuntarlo al registro. Y pagar por cada envío.
SignZen hace ese recorrido dentro de Salesforce. El documento sale del registro que ya tienes abierto y vuelve firmado al mismo sitio, con su rastro de auditoría.
Sin coste
por firma enviada
eIDAS
firma simple y avanzada
Nativo
sin integración que mantener
Por qué
Lo que cuesta firmar fuera del sistema
No es solo el precio de la plataforma de firma. Es el trabajo que aparece alrededor cuando el documento y el cliente viven en sitios distintos.
El documento se va y no vuelve solo
Sale del expediente para firmarse en otra herramienta, y devolverlo a su sitio es un paso manual que alguien tiene que acordarse de hacer. Cuando no se hace, el contrato firmado vive en una bandeja de correo.
Se paga por envío
El precio por transacción convierte cada firma en una decisión: se envía lo importante y el resto se resuelve con un correo de conformidad, que es justo lo que no deja rastro.
El rastro queda repartido
Quién firmó y cuándo está en el sistema externo; el documento y el cliente, en el CRM. Reconstruir un expediente obliga a mirar en dos sitios y a fiarse de que ambos digan lo mismo.
Cómo funciona
Del registro al documento firmado, sin salir
Preparas el documento
Un PDF adjunto al registro o generado desde una plantilla, con los campos ya rellenos con los datos de Salesforce.
Defines quién firma
Uno o varios firmantes, en el orden que pida el proceso, y qué campos completa cada uno.
El firmante firma
Recibe un enlace y firma desde el móvil o el ordenador, sin instalar nada ni darse de alta en ningún servicio.
Vuelve al expediente
El documento firmado y el registro del proceso quedan donde salieron, y desde ahí puede arrancar el paso siguiente.
Qué incluye
Las piezas del producto
No todas entran en todos los planes: la tabla de más abajo dice cuáles lleva cada uno.
- 01
Plantillas de documento
Se define una vez qué documento se envía, con qué campos y a quién. A partir de ahí, enviarlo a firmar es una acción desde el registro.
- 02
Campos con datos de Salesforce
El documento llega con el nombre, el importe o la referencia ya puestos, tomados del registro del que sale. No se copian a mano.
- 03
Varios firmantes y orden de firma
Un contrato que necesita dos firmas por parte del cliente y una por la tuya se envía en el orden que corresponda, no todas a la vez.
- 04
Recordatorios automáticos
El seguimiento de quien todavía no ha firmado deja de ser una tarea de una persona.
- 05
Firma desde el móvil
El firmante no necesita certificado digital, ni aplicación, ni cuenta. Abre el enlace y firma.
- 06
Firma presencial
Para la que se recoge en el mostrador o en una visita, sobre el mismo dispositivo. Es la que hoy se sigue resolviendo en papel.
- 07
Marca propia
El correo y la pantalla de firma llevan tu identidad, no la nuestra: para el cliente, la firma es un paso más de tu proceso.
- 08
Rastro de auditoría
Cada solicitud deja registrado qué documento se envió, a quién, quién firmó y cuándo, en el mismo expediente.
- 09
Objetos estándar y personalizados
Se firma desde donde esté el proceso: una oportunidad, un pedido, un caso, un contrato o un objeto propio de tu organización.
Frente a una plataforma externa
La diferencia no está en el precio, está en dónde vive el documento
| Criterio | Con SignZen | Con una plataforma externa |
|---|---|---|
| Dónde vive el documento | En el registro de Salesforce del que sale | En la herramienta de firma, y después se adjunta a mano |
| Coste de una firma | Ninguno: se paga la licencia de usuario | Por transacción o por bolsa de envíos |
| Integración | No hay: es la propia plataforma | Un conector que hay que montar y mantener |
| Datos del documento | Se rellenan con los campos del registro | Se copian a mano o viajan por el conector |
| Qué pasa al firmar | Puede disparar el paso siguiente dentro de Salesforce | Exige automatización añadida para devolver el estado |
| Permisos | Los de tu organización | Los de otra herramienta, que hay que mantener aparte |
| Rastro de auditoría | En el mismo expediente | En el sistema externo |
Planes
Cuatro planes, uno de ellos gratuito
El precio es por usuario y mes, y solo lo pagan las personas que envían documentos a firmar: quien firma no necesita licencia. Ningún plan cobra por firma enviada.
| Qué incluye | Free | Base | Standard | Pro |
|---|---|---|---|---|
| Precio por usuario y mes | Gratuito | 6 € | 13 € | 26 € |
| Solicitudes de firma | 3 al mes por organización | Ilimitadas | Ilimitadas | Ilimitadas |
| Plantillas de documento | No incluye | Una | Ilimitadas | Ilimitadas |
| Firmantes por documento | Uno | Uno | Varios, con orden de firma | Varios, con orden de firma |
| Campos del documento | Básicos: nombre y fecha | Básicos: nombre y fecha | Básicos y personalizados | Básicos, personalizados y rellenos con datos de Salesforce |
| Marca propia | No | No | Sí | Sí |
| Recordatorios automáticos | No | No | Sí | Sí |
| Flujos automáticos tras la firma | No | No | No | Sí |
| Firma presencial | No | No | No | Sí |
| Nivel de firma (eIDAS) | Simple (SES) | Simple (SES) | Simple y avanzada (AES) | Simple y avanzada (AES) |
| Objetos de Salesforce | Estándar | Estándar | Estándar | Estándar y personalizados |
En todos los planes
Firma desde el teléfono móvil, sin instalar nada.
Rastro de auditoría completo del proceso de firma.
Interfaz en varios idiomas para el firmante.
Construido sobre la plataforma de Salesforce, sin integración externa.
Cumplimiento y seguridad
Qué se firma y dónde queda
- 01Nivel de firmaFirma electrónica simple (SES) en todos los planes y firma electrónica avanzada (AES) a partir del plan Standard, los dos primeros niveles que define el reglamento eIDAS. El firmante no tiene que instalar un certificado ni darse de alta en ningún sitio.
- 02Dónde están los documentosEn tu propio Salesforce. El documento no se copia a otra herramienta para firmarse: sale del registro, se firma y vuelve al mismo registro.
- 03Quién puede accederLos permisos de tu organización, tal como estén configurados. Quien no ve el registro tampoco ve el documento ni el proceso de firma.
- 04Rastro del procesoCada solicitud deja registrado qué se envió, a quién, quién firmó y cuándo, en el mismo expediente que el documento.
- 05InfraestructuraLa de la plataforma de Salesforce, con su disponibilidad y su modelo de seguridad. No se añade un servicio más a la arquitectura.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué es SignZen?
SignZen es una aplicación de firma electrónica que funciona dentro de Salesforce. Permite enviar a firmar un documento desde el registro en el que se está trabajando (una oportunidad, un pedido, un caso o un contrato) y devuelve el documento firmado a ese mismo registro, con el rastro del proceso. La desarrolla y la mantiene Kaizen, partner de Salesforce desde 2011.
¿Hace falta integrar SignZen con Salesforce?
No. SignZen está construido sobre la propia plataforma de Salesforce, así que no hay conector que montar ni credenciales que mantener entre dos sistemas. Se instala en la organización y se configura con los objetos y los permisos que ya existen.
¿Sirve SignZen si mi empresa no usa Salesforce?
No. SignZen solo funciona dentro de Salesforce y no tiene versión independiente. Si la empresa no usa Salesforce, esta no es la herramienta que necesita.
¿Cumple SignZen con el reglamento eIDAS?
Sí. Emite firma electrónica simple (SES) en todos los planes y firma electrónica avanzada (AES) a partir del plan Standard, que son los dos primeros niveles definidos por el reglamento europeo eIDAS. El firmante no necesita instalar un certificado para firmar.
¿Cuánto cuesta cada firma con SignZen?
Nada. SignZen se paga por licencia de usuario y mes, no por documento enviado ni por firma recogida. El plan gratuito permite tres solicitudes de firma al mes por organización, y los planes de pago no tienen límite de envíos.
¿Se puede firmar desde el móvil?
Sí. El firmante recibe un enlace y firma desde el teléfono o el ordenador, sin instalar aplicaciones ni crear una cuenta. Para la firma que se recoge en persona, en un mostrador o en una visita, el plan Pro incluye la firma presencial sobre el propio dispositivo.
¿Se puede seguir el estado de una solicitud de firma?
Sí, desde el propio Salesforce: cada solicitud registra en qué punto está el proceso y quién ha firmado ya. Los planes Standard y Pro añaden recordatorios automáticos al firmante que no ha respondido, de modo que el seguimiento no depende de que alguien se acuerde.
¿Cuántos documentos firmáis al mes?
Cuéntanos con qué firmáis hoy y desde qué parte del proceso sale el documento. Con eso se ve enseguida si SignZen encaja y qué plan tiene sentido.