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Evolución y optimización de Salesforce
Tu Salesforce está en marcha, pero el negocio ha seguido moviéndose: procesos nuevos, equipos nuevos, canales nuevos. Evolucionar es incorporar todo eso sin perder coherencia con lo que ya funciona y sin acumular configuración que después haya que mantener.
Trabajamos por incrementos cortos, con criterio explícito sobre qué merece personalizarse y qué se resuelve de otra forma.
Cuándo aparece
Las seis razones habituales para evolucionar
El negocio ha cambiado
Nuevas líneas, nuevos mercados, un canal indirecto que antes no existía o una fusión. El modelo que se diseñó hace tres años ya no describe cómo se vende hoy.
Hay trabajo manual que no debería existir
El equipo copia datos entre pantallas, rellena los mismos campos dos veces o mantiene un Excel paralelo para lo que el sistema no resuelve.
Se paga capacidad que no se usa
Tienes licencias o complementos contratados cuyas capacidades se están resolviendo a mano. Evolucionar es a veces solo activar y modelar lo que ya está pagado.
Entra un equipo nuevo al sistema
Servicio, marketing, operaciones o postventa empiezan a trabajar en Salesforce y hay que darles su proceso sin romper el de ventas.
Cada cambio rompe algo
Las automatizaciones se solapan, hay lógica duplicada en varias herramientas y nadie se atreve a tocar según qué. Evolucionar aquí empieza por simplificar.
Los informes no se usan
La dirección pide datos que el sistema no puede responder, o los responde con cifras que nadie se cree. Suele ser un problema de modelo, no de informes.
Qué hacemos
Seis tipos de trabajo, y por qué no son lo mismo
Casi todas las peticiones llegan formuladas como «necesitamos que Salesforce haga X». La primera parte del trabajo es decidir de qué tipo es realmente esa petición, porque el coste y el riesgo de cada una son muy distintos.
Modelado de procesos nuevos
Un proceso comercial, de servicio o de operación que hoy no está en el sistema: cómo se representa, qué datos necesita, quién interviene y en qué momento.
Automatización
Flujos, aprobaciones, asignaciones y avisos que quitan pasos manuales. Con criterio sobre qué merece automatizarse: automatizar un proceso malo lo hace más rápido, no mejor.
Simplificación
Retirar campos, reglas y pantallas que ya no aportan. Es la parte menos visible del trabajo y muchas veces la que más mejora el uso diario.
Nuevas capacidades del producto
Salesforce publica funcionalidad tres veces al año. Revisamos qué de lo nuevo resuelve algo que hoy tenéis a medias, y qué no vale la pena mover.
Datos e informes
Ajustar el modelo para que las preguntas de dirección se puedan responder, y montar los cuadros de mando sobre datos que el equipo mantiene porque le sirven.
Deuda de configuración
Consolidar automatizaciones duplicadas, ordenar permisos acumulados y documentar lo que quedó sin documentar, para que el siguiente cambio no cueste el triple.
Cómo trabajamos
Añadir sin romper lo que ya usa el equipo
Partimos de lo que ya funciona
Un Salesforce en marcha tiene decisiones tomadas, datos históricos y costumbres del equipo. Evolucionar no es rediseñar: es añadir sin romper la coherencia de lo que ya hay.
No todo se resuelve personalizando más
A veces la respuesta es configurar, otras integrar, otras simplificar el proceso y otras formar al equipo. Cada capa de personalización que se añade hay que mantenerla después.
Entregas cortas y visibles
Trabajamos en incrementos que el equipo puede usar pronto, en lugar de un proyecto largo que se ve al final. Así el criterio se corrige con uso real y no con suposiciones.
Que el cambio se sostenga
Cada evolutivo se cierra con la documentación de lo que se ha hecho y con el equipo sabiendo usarlo. Un cambio que solo entiende quien lo construyó es deuda desde el primer día.
Cómo se organiza
Modelo de trabajo
La evolución de un CRM no termina: siempre hay un siguiente proceso que incorporar. Por eso lo planteamos como una relación continua y no como una sucesión de proyectos cerrados.
Un backlog priorizado y visible, con lo que se está haciendo, lo que viene después y lo que decidimos no hacer, con el motivo escrito.
Ciclos cortos con entrega al final de cada uno, para que el equipo use lo nuevo mientras el contexto sigue fresco.
Un consultor de referencia que conoce vuestro modelo y no hay que poner al día en cada petición.
Revisión periódica de las novedades de producto de Salesforce, para decidir qué adoptar y qué dejar pasar.
¿Qué te gustaría que hiciera y hoy no hace?
Cuéntanos qué proceso se está quedando fuera del sistema o qué está costando más de lo que debería. Con eso podemos ver si es un evolutivo, una integración o algo que se resuelve antes de tocar Salesforce.
Recursos
Lo que está cambiando en la plataforma
Qué novedades de Salesforce afectan de verdad a una organización que ya lo tiene en producción, y qué conviene revisar antes de adoptarlas.
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Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene evolucionar Salesforce y cuándo rehacerlo?
Evolucionar es lo razonable mientras lo que hay montado siga pareciéndose a cómo trabaja el negocio, aunque le falten piezas. Rehacer solo se justifica cuando el modelo de datos o el proceso configurado ya no tienen que ver con el real, porque entonces cada cambio nuevo hay que encajarlo en una estructura que estorba. Distinguir los dos casos es lo que hace una auditoría.
¿Qué es la deuda de configuración en Salesforce?
Es la configuración que se acumuló para resolver algo puntual y que nadie retiró: automatizaciones que se solapan, campos que dejaron de usarse, personalizaciones que ya no responden a ningún proceso. No rompe nada por sí sola, pero encarece cada cambio posterior, y es la razón por la que en algunas organizaciones tocar algo pequeño lleva semanas.
¿Cómo se añade algo a Salesforce sin romper lo que el equipo ya usa?
Con ciclos cortos, entrega al final de cada uno y los cambios de calado probados en un entorno separado antes de tocar producción. Y partiendo de lo que ya funciona: la parte más cara de un evolutivo no es construir lo nuevo, es no desordenar lo que el equipo ya tiene incorporado a su rutina.
¿Hay que adoptar todas las novedades que publica Salesforce?
No. Salesforce publica tres versiones al año y la mayoría de lo que traen no aplica a una organización concreta. Conviene revisarlas periódicamente para decidir qué adoptar y qué dejar pasar, porque cada capacidad que se enciende es configuración que alguien tendrá que mantener después.