Servicios Salesforce
Administración y gestión de Salesforce
Una vez Salesforce está en marcha, el trabajo no se acaba: hay peticiones cada semana, integraciones que vigilar, tres actualizaciones de plataforma al año y datos que se degradan solos.
Nos ocupamos de todo eso como administración externalizada, con un consultor de referencia que conoce vuestro modelo y documentando lo que hace.
Cuándo hace falta
Seis situaciones que se repiten
No hay administrador interno
Nadie tiene el rol asignado formalmente, así que las peticiones las resuelve quien tiene más maña, entre sus tareas reales y sin criterio de conjunto.
Lo lleva alguien a tiempo parcial
Una persona de sistemas o de ventas administra Salesforce como añadido a su trabajo. Funciona hasta que se va de vacaciones, cambia de puesto o deja la empresa.
El conocimiento está en una sola cabeza
Hay un administrador que sabe por qué está todo como está, pero nada documentado. Es el riesgo operativo más frecuente y el que menos se mira.
Las peticiones se acumulan
Los cambios pequeños (un campo, un informe, un permiso, un usuario nuevo) esperan semanas, y el equipo aprende a arreglárselas por fuera del sistema.
Las actualizaciones pasan sin revisar
Salesforce publica tres versiones al año con cambios que pueden afectaros. Si nadie las lee, algún día una funcionalidad deja de comportarse como esperaba el equipo.
Nadie vigila los límites
Almacenamiento, llamadas a la API, licencias asignadas o registros de integración. Se detectan cuando algo empieza a fallar, que es el peor momento.
Qué cubre
Seis frentes, uno de ellos invisible
Cinco de estos frentes se notan cuando se atienden. El sexto (la documentación) solo se nota cuando falta, normalmente el día en que la persona que lo sabía todo ya no está.
Peticiones del día a día
Usuarios y permisos, campos, listas, plantillas, informes y cuadros de mando. El trabajo que desatasca al equipo y que no justifica montar un proyecto.
Mantenimiento preventivo
Revisión de los límites de la organización, de los errores de las integraciones, de las automatizaciones que fallan en silencio y de los datos que se van degradando.
Gestión de las actualizaciones
Leemos las notas de las tres versiones anuales, identificamos qué os afecta, lo probamos en un entorno aparte y os decimos qué hay que hacer y qué se puede ignorar.
Evolución continua
Los cambios pequeños de mejora que no llegan a evolutivo pero que sumados marcan la diferencia en el uso diario.
Higiene de datos
Duplicados, registros huérfanos, campos que dejaron de usarse y datos que caducan. Sin esto, los informes pierden credibilidad y con ella el uso del sistema.
Documentación viva
Lo que se cambia se documenta. El objetivo declarado es que podáis cambiar de proveedor (o internalizar la administración) sin perder el conocimiento.
Cómo funciona
Modelo de trabajo
Nuestro modelo es de suscripción, no de bolsa de horas que hay que gastar. La diferencia práctica es que nos interesa que necesitéis menos horas, no más: si una petición recurrente se puede eliminar cambiando el proceso, eso es lo que proponemos.
Un consultor de referencia
La misma persona conoce vuestro modelo, vuestros procesos y por qué se tomaron las decisiones que se tomaron. No hay que dar contexto en cada petición.
Peticiones priorizadas y visibles
Un canal único con la cola a la vista: qué está en curso, qué viene después y qué hemos descartado con el motivo. Sin peticiones perdidas en cadenas de correo.
Criterio antes de ejecutar
Una petición de campo nuevo puede ser un campo nuevo o el síntoma de un proceso mal modelado. Preguntamos antes de añadir, porque todo lo que se añade hay que mantenerlo.
Revisión periódica con vosotros
Cada cierto tiempo revisamos qué se ha hecho, cómo va la adopción, qué límites se están acercando y qué conviene plantear como proyecto en lugar de como petición.
Qué esperar
Compromisos
Un canal único de petición y tiempos de respuesta acordados según la criticidad de cada tipo de solicitud.
Revisión de cada versión de Salesforce con un resumen de lo que os afecta, antes de que se aplique a vuestra organización.
Los cambios de calado se prueban en un entorno separado antes de tocar producción.
Documentación actualizada de la configuración y de las decisiones, entregable en cualquier momento y sin dependencia de nosotros para leerla.
¿Quién administra hoy tu Salesforce?
Cuéntanos cómo se resuelven ahora las peticiones y qué está quedando sin atender. Si no tienes claro el estado de partida, empezar por una auditoría suele salir más a cuenta.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la administración externalizada de Salesforce?
Las peticiones del día a día (usuarios y permisos, campos, listas, plantillas, informes y cuadros de mando), el mantenimiento preventivo, la revisión de cada versión de plataforma antes de que se aplique, la evolución continua, la higiene de datos y la documentación de la configuración. Es el trabajo que desatasca al equipo y que no justifica montar un proyecto.
¿Es una bolsa de horas?
No: es una suscripción. Una administración externalizada es una relación de años, y el modelo de facturación de quien la presta decide si le interesa que necesitéis más horas o menos. Una bolsa de horas premia justo lo contrario de lo que busca el cliente.
¿Qué se hace con las tres versiones anuales de Salesforce?
Se revisan antes de que se apliquen a vuestra organización, con un resumen de lo que os afecta de verdad. La mayoría de lo que traen no aplica a una instalación concreta, pero lo que sí aplica puede cambiar comportamientos que el equipo da por hechos, y enterarse después es peor.
¿Necesitamos administración externalizada o un administrador interno?
Un administrador interno a jornada completa se justifica cuando hay volumen de peticiones suficiente para llenarla. Por debajo de eso, lo habitual es que el papel acabe en alguien a tiempo parcial que lo lleva como puede, con el conocimiento concentrado en una sola cabeza y sin nadie vigilando los límites de la plataforma. La administración externalizada cubre ese tramo.