Producto
Consultoría de Tableau con Salesforce
Tableau es la pieza de analítica de Salesforce, que la adquirió en 2019. Sirve para responder preguntas de dirección cruzando datos del CRM con datos que están fuera de él (el ERP, el sistema operativo, la contabilidad, la web) en cuadros de mando que se exploran, no en informes que se leen.
El trabajo que hacemos aquí es menos técnico de lo que parece: la mayor parte se va en acordar qué significa cada cifra antes de dibujarla.
Dónde está la frontera
Por qué no basta con los informes de Salesforce, y cuándo sí bastan
Es la pregunta que se hace todo el mundo antes de plantearse Tableau, y la respuesta honesta es que muchas veces los informes nativos son suficientes.
| Criterio | Informes de Salesforce | Tableau |
|---|---|---|
| De dónde salen los datos | De Salesforce. Si la pregunta se responde con lo que hay dentro, no hace falta más. | De Salesforce y de fuera: ERP, contabilidad, sistema operativo, web. |
| Tipo de pregunta | Fija y recurrente: cuánto llevamos, por comercial, este mes. | Exploratoria: por qué, y qué pasa si miro esto de otra manera. |
| Coste | Incluido en la licencia que ya pagas. | Licencia aparte, más el mantenimiento del cuadro de mando. |
| Quién lo mantiene | El equipo que administra Salesforce. | Necesita dueño propio y dedicación. |
| Vive junto al registro | Sí, en la propia ficha donde se decide. | Se puede embeber en Salesforce, o consumir aparte. |
Si la pregunta se responde con datos que están en Salesforce, usa los informes de Salesforce. Son gratis, los mantiene el equipo y se integran con la ficha. Comprar analítica para eso es pagar por algo que ya tienes.
Tableau empieza a compensar cuando la pregunta cruza sistemas. Margen real, coste de captación, rentabilidad por canal: eso necesita datos del ERP o de la contabilidad, y ahí el informe nativo se queda corto.
También cuando lo que hace falta es explorar y no consultar. Un informe responde una pregunta fija; un cuadro de mando permite preguntar la siguiente. Si nadie va a preguntar la siguiente, el informe basta.
No es la solución a un dato malo. Una herramienta de analítica hace más visible la inconsistencia, no la arregla. Si el problema es que el dato no se registra o que dos sistemas se contradicen, eso es trabajo de proceso y de unificación.
No sustituye la conversación de definición. La misma cifra calculada de dos maneras seguirá dando dos resultados en Tableau. Esa conversación es la mitad del proyecto y no la resuelve ninguna licencia.
Qué trae quien pregunta
Cuando el dato no sirve para decidir
Casi siempre es uno de estos cuatro, y ninguno se arregla con una herramienta mejor.
- 01
Dos informes dan cifras distintas
Ventas dice una cosa y finanzas otra, y las dos tienen razón porque cada uno cuenta un momento distinto del pedido. Mientras la definición no esté acordada, la reunión se dedica a discutir el dato en lugar de decidir.
- 02
La pregunta cruza sistemas
Margen real por cliente, coste de captación, rentabilidad por producto o por canal. Ninguna se responde solo con el CRM, y por eso no existe informe que la conteste.
- 03
Cada área tiene su hoja de cálculo
Alguien la actualiza a mano cada mes, con su propia lógica y su propio criterio. Funciona hasta que esa persona se va o el negocio crece, y entonces no hay forma de reconstruir de dónde salían los números.
- 04
El cuadro de mando existe y nadie lo abre
El síntoma más habitual. Se construyó respondiendo a lo que era fácil medir en lugar de a lo que alguien tiene que decidir, así que no cambia ninguna conversación.
Cómo lo hacemos
De la decisión hacia atrás, hasta el dato
Nunca al revés. Un cuadro de mando que no cambia ninguna decisión es trabajo perdido aunque esté bien construido, y esa es la mitad de los que existen.
Partir de la pregunta, no del dato
Qué decisión se toma con esto, quién la toma y cada cuánto. Un cuadro de mando que no cambia ninguna decisión es trabajo perdido aunque esté bien construido.
Acordar la definición de cada métrica
Qué cuenta como venta, en qué momento, con qué signo y qué se excluye. Escrito y firmado por quien lo va a usar, porque es lo que evita las dos cifras distintas.
Localizar y preparar la fuente
De dónde sale cada dato, con qué frecuencia se refresca y qué calidad tiene. Aquí es donde aparece que la mitad de lo que se quería medir no se está registrando.
Diseñar para leer, no para lucir
Una pregunta por vista, jerarquía clara y la comparación que da sentido a la cifra. Un panel con veinte gráficos no se mira; uno con tres se mira todas las semanas.
Ponerlo donde se trabaja. Embebido en Salesforce cuando la decisión se toma sobre un registro, y en su propio sitio cuando es una revisión periódica. La herramienta que hay que abrir aparte se abre menos.
Decidir quién lo mantiene. Un cuadro de mando es un producto vivo: cambian las preguntas y cambian las fuentes. Sin dueño acaba siendo la siguiente hoja de cálculo que nadie se cree.
La prueba
Dónde hemos trabajado con Tableau
Sin ficha publicada, así que aquí van solo los nombres: no hay indicadores medidos por el cliente que podamos citar, y preferimos decirlo a redondear. Los proyectos con cifras están en casos de éxito.
Diari de Tarragona
Honext
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué es Tableau y qué relación tiene con Salesforce?
Tableau es la plataforma de analítica y visualización de datos de Salesforce, que la adquirió en 2019 por 15.700 millones de dólares. Se usa para responder preguntas de dirección cruzando datos del CRM con datos que viven fuera de él (el ERP, la contabilidad, el sistema operativo, la web) en cuadros de mando que se exploran en lugar de informes fijos. Se puede consumir de forma independiente o embebida dentro de Salesforce, junto al registro sobre el que se decide.
¿Por qué no bastan los informes nativos de Salesforce?
Muchas veces bastan, y conviene comprobarlo antes de licenciar nada: si la pregunta se responde con datos que ya están en Salesforce, los informes nativos son gratuitos, los mantiene el propio equipo y viven junto a la ficha. Tableau compensa cuando la pregunta cruza sistemas (margen real por cliente, coste de captación, rentabilidad por canal) o cuando lo que hace falta es explorar y preguntar la siguiente cosa, no consultar una cifra fija.
¿Por qué dos informes de la misma empresa dan cifras distintas?
Casi siempre porque cada uno cuenta un momento distinto del mismo proceso (el pedido confirmado, el facturado, el cobrado) y ninguna de las dos definiciones está mal. El problema no es la herramienta: es que la definición no está acordada por escrito. Por eso en nuestros proyectos la definición de cada métrica (qué cuenta, en qué momento, con qué signo, qué se excluye) se acuerda y se firma antes de construir el primer cuadro de mando.
¿Sirve Tableau si nuestros datos están desordenados?
Sirve para verlo, no para arreglarlo. Una herramienta de analítica hace más visible la inconsistencia y eso ya tiene valor como diagnóstico, pero si el problema de fondo es que el dato no se registra o que dos sistemas se contradicen, la solución es de proceso y de unificación, no de visualización. En ese caso el orden que recomendamos es auditar primero, unificar después y medir al final.
Las otras piezas
Casi nunca se decide una sola
Los productos comparten la ficha de cliente, y por eso el orden en que se implantan importa más que cuál se elige primero.
Sales Cloud
El sistema donde vive la relación comercial: a quién vendes, en qué punto está cada operación y qué va a cerrar este trimestre.
Service Cloud
El sistema donde vive lo que el cliente pide después de comprar, con el contexto de todo lo anterior.
Marketing Cloud
El sistema que decide a quién se le habla, cuándo y de qué, usando lo que la organización ya sabe de esa persona.
Agentforce
Agentes que resuelven o preparan trabajo dentro del CRM utilizando la información que ya tienes en Salesforce.
Data Cloud
La capa que decide qué registros son la misma persona y qué dato manda cuando dos sistemas se contradicen.
MuleSoft
La capa que mueve el dato entre Salesforce y el resto de sistemas, con un contrato explícito en cada dirección.
Commerce Cloud
La tienda como parte del CRM: quien compra online es la misma persona que ya existe en el sistema.
¿Dos informes vuestros dan cifras distintas?
Casi siempre es que cada uno cuenta un momento distinto del pedido, y las dos definiciones son correctas. Cuéntanos qué cifra no cuadra y quién la usa.